Розмір шрифту: A A A
Колір сайту: A A A A
Перейти до повної версії сайту

Положення про загальний відділ Коломийської міської ради

      

ЗАТВЕРДЖЕНО

  рішення міської ради

  від 13.07.2016 р. №571-10/2016

Положення

про загальний відділКоломийської міської ради

                                      1.Загальні положення

1.1.   Загальний відділ Коломийської міської ради є виконавчим органом Коломийської міської ради.

Загальний відділ Коломийської міської ради (далі Відділ), створений відповідно до п.1 ст. 54 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

Утворення Відділу є виключною компетенцією Коломийської міської ради.

Відділ підконтрольний та підзвітний Коломийській міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Коломийської міської ради та Коломийському міському голові та керуючому справами виконавчого комітету.

Відділ є самостійним, не має статусу юридичної особи.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування" та іншими законами України, Актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими документами органів вищого рівня, рішеннями Івано-Франківської обласної ради та Коломийської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Івано-Франківської облдержадміністрації, розпорядженнями та дорученнями міського голови, цим Положенням.

1.3.   Посадові особи, які працюють у відділі, є посадовими особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультатив-но-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.

                  

2. Основні завдання   та функції відділу

         Основними завданнями відділу є:

2.1. Встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у міській раді, виконавчому комітеті, відділах та управліннях міської ради.

        

2.2. Забезпечення контролю за виконанням відділами та управліннями, іншими органами надісланих та прийнятих документів, термінами проходження службових документів.

2.3. Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питання виконання і роботи з документами, реагування на запити та звернення народних депутатів України і депутатів обласної ради.

2.4. Здійснення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, підготовка інформаційних довідок.

2.5. Підготовка проектів рішень, розпоряджень з питань, що входять до компетенції загального відділу.

        

2.6. Забезпечення додержання єдиного порядку відбору, обліку та схоронності, якості оброблення та використання документів, які створюються під час діяльності виконкому, для передачі на державне зберігання.

Функції відділу:

2.7. Здійснює ведення діловодства і контролю за правильністю оформлення і користування документами міської ради, виконавчого комітету відповідно до регламенту та інструкції з діловодства у виконавчих органах міської ради.

2.8. Розробляє інструкцію з діловодства, положення про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів, проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності, проекти рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради та інші нормативно-правові акти відповідно до компетенції відділу.

2.9. Організовує за дорученням керівництва виконкому підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів.

2.10. Організовує і забезпечує організаційно-технічне проведення засідань виконавчого комітету.

2.11. Організовує тиражування рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з основної діяльності.

2.12. Здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у виконкомі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів.

2.13. Здійснює контроль за строками виконання документів вищестоящих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю, систематичне інформування керівництва виконкому про хід їх виконання.

2.14. Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук за документами.

2.15. Узагальнює та аналізує дані про роботу з документами, інформує керівництво міської ради, вносить пропозиції щодо покращення цієї ділянки роботи.

         2.16. Здійснює організацію контролю за своєчасним виконанням прийнятих рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, веде в установленому порядку облік контрольних документів та викладених в них завдань, надає виконавцям контрольні документи, попереджувальні інформаційні матеріали щодо термінів та вимог стосовно виконання документів, забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від виконавців про наслідки виконання рішень, розпоряджень та доручень.

         2.17. Здійснює друкування документів, які надходять електронною поштою та забезпечую їх реєстрацію відповідно до вимог інструкції з діловодства.

2.18. Складає зведену номенклатуру справ міської ради, забезпечує контроль за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ міської ради. Готує описи документів, які створюються під час діяльності міської ради, виконавчого комітету, для передачі на державне зберігання.

2.19. Удосконалює форми і методи роботи з документами у відділах та управліннях міської ради.

         Здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у в апараті, відділах та управліннях міської ради.

2.20. Здійснює облік та аналіз кількості прийнятих рішень та розпоряджень, вносить пропозиції щодо зменшення документообігу та запобігання дублюванню рішень.

2.21. Забезпечує належний облік змін до раніше прийнятих рішень і розпоряджень.

2.22. Проводить за дорученням керівництва міської ради перевірку діяльності управлінь, відділів міської ради, комунальних підприємств в межах і порядку, встановлених законодавством, з питань, що належать до компетенції відділу.

2.23. Вивчає і узагальнює роботу відділів, управлінь міської ради, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції відділу.

2.24. Завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами у виконавчих органах Коломийської   міської ради.

2.25. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.

3. Відділ має право:

         3.1. Проводити у відділах, управліннях міської ради, комунальних підприємствах міста перевірки роботи з документами та їх виконання.

        

3.2. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від виконавчих органів міської ради.

        

3.3. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету, нарадах.

        

3.4. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.

        

3.5. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів.

        

3.6. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників виконавчих органів та інших посадових осіб.

        

4. Керівництво відділу

4.1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України та звільняється з посади Коломийським міським головою.

        4.1.1. На посаду начальника відділу призначається особа з вищою   освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліст, магістр, досвідом роботи на керівних посадах в органах місцевого самоврядування (державної служби) не менше 3 років або в інших сферах на керівних посадах не менше 5 років.

4.1.2. Начальник відділу має заступника, який призначається на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України, звільняється з посади Коломийським міським головою.

4.2. Начальник відділу:

4.2.1. Підпорядкований керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

4.2.2. Здійснює керівництво відділом, координує діяльність працівників відділу, планує його роботу, забезпечує виконання планів, завдань, покладених на відділ і здійснення ним своїх функцій.

4.2.2. Складає посадові інструкції працівників відділу, розподіляє їх обов'язки і ступінь відповідальності, керує їх діяльністю.

4.2.3. Здійснює інші повноваження відповідно до Положення про відділ, а також покладені окремими рішеннями міської ради, виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями Коломийського міського голови.

5. Відповідальність

5.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:

5.1.1. Виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов'язків відповідно до цього Положення.

5.1.2. Відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законо-давства.

5.1.3. Виконання рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень та доручень Коломийського міського голови.

5.1.4. Своєчасну і достовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції відділу.

5.1.5. Працівник відділу несе відповідальність за виконання покладених на нього обов’язків згідно цього Положення та посадової інструкції.

6. Заключні положення

6.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету.

6.2.   Відділ   має   свій бланк,   круглу печатку із   зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, круглу печатку негербову і

штампи встановленого зразка, веде діловодство відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Коломийської міської ради. Посадові особи відділу мають службові посвідчення відповідного зразка

6.3.   Коломийський міський голова створює умови для нормальної роботи   і   підвищення   кваліфікації   працівників   Відділу,   забезпечує   їх приміщеннями,   телефонним   зв'язком,   засобами   оргтехніки,   відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими   та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань діловодства, контролю та розгляду звернень громадян, служби в органах місцевого самоврядування.

6.4. Ліквідація і реорганізація Відділу проводиться Коломийською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством.